Assistante administrative
Fiche de poste
Les administratives ont un rôle crucial dans les entreprises en développement, puisqu’elles permettent de vous soulager de toutes les tâches administratives
Évolutions possibles
L’assistanat administratif est un métier transversal qui ouvre les portes vers de nombreuses offres similaires telles que :
– Secrétaire administratif spécialisé
– L’administration des ventes
– L’assistanat commercial
– L’assistanat de direction (ou secrétaire de direction)
– Secrétaire gestion comptable (en entreprise)
– Le télé-secrétariat
– Devenir secrétaire indépendante
Votre choix parmi ces métiers dépendra de vos aptitudes et affinités. Par exemple, un bon sens du contact est souhaité si vous souhaitez travailler dans les ressources humaines et être en contact avec le personnel et les clients.
Salaire de l'assistant administratif
Le salaire d’un assistant administratif varie en fonction du niveau d’expérience, et de la difficulté administrative des offres proposées. La rémunération va dépendre également de votre niveau d’étude, votre expérience, et du type de contrat (CDD, CDI, alternance).
Les salaires peuvent également varier en France d’une région à l’autre. Postuler en Île-de-France permet un salaire plus élevé.
Si la rémunération dépend plus de la formation en début de carrière, l’expérience va jouer un rôle dans les perspectives d’évolution. Si les formations en alternance ont la côte, le travail à son compte pourra aussi être une solution pour améliorer sa rémunération.
Assistante administrative : Définition et fonctions
En quoi ça consiste ? Fiche de poste, formation, emploi…
Vous vous intéressez au métier d’assistant administratif ? L’assistant(e) administratif/ve joue un rôle crucial de gestionnaire d’une entreprise car il/elle est en charge de la bonne organisation interne et de la gestion des tâches administratives indispensables.
Le métier d'assistant administratif
L’assistant ou secrétaire administratif joue un rôle essentiel dans la gestion interne et la réalisation des tâches administratives d’une entreprise. Découvrez pourquoi ce profil est recherché et comment une formation adaptée peut vous préparer à ce poste clé.
En quoi ça consiste ?
L’assistant(e) administratif(ve) gère les flux administratifs d’une entreprise, traitant, classant, archivant et mettant à disposition les documents nécessaires pour la direction. En plus de cette gestion, les tâches peuvent inclure l’accueil des visiteurs, la gestion du standard téléphonique, l’organisation des agendas, la planification des réunions de travail ou des déplacements professionnels. Ce poste peut être exercé dans des entreprises privées, des établissements publics, parapublics, ou en télé-secrétariat. L’assistant(e) peut être rattaché(e) à divers services internes, qu’ils soient généralistes ou spécialisés, et peut aussi avoir un rôle de conseil.
Quelles sont ses missions ?
Les missions d’un(e) assistant(e) administratif(ve) varient selon l’expérience de la personne en poste. Cependant, les fonctions classiques incluent la facturation, la bureautique, le suivi des dossiers, l’accueil téléphonique et la redirection des appels, ainsi que le courrier. Elles peuvent être regroupées en plusieurs catégories :
– Secrétaire classique, sur site ou à distance
– La gestion des ressources humaines
– La recherche d’aides financières et subventions
– L’administration des ventes
– Les achats et fournitures
– La gestion comptable
Les responsabilités dépendent de l’employeur. Par exemple, l’assistant(e) peut gérer les plannings des salariés dans certaines structures, ou cette tâche peut être confiée aux managers. De plus, il/elle peut préparer des documents pour le comptable et offrir des conseils techniques éclairés.
Comment devenir assistant administratif ?
Pour exercer comme d’assistant(e) administratif(ve), il est nécessaire de suivre une formation initiale d’au moins deux ans après le bac, telle qu’un BTS en techniques de secrétariat ou en gestion et comptabilité. Les formations supérieures en alternance, comme les BTS, sont particulièrement appréciées par les employeurs car elles permettent de recruter un jeune diplômé déjà expérimenté. Vous pourrez ensuite trouver un emploi dans divers secteurs d’activités, tels que la logistique, le commerce, les services ou encore la communication.
Quelles sont les compétences nécessaires pour être assistant administratif ?
Pour devenir assistant administratif, il est essentiel d’avoir un goût prononcé pour les tâches administratives et de maîtriser les outils bureautiques tels que le traitement de texte, le tableur et PowerPoint. Savoir prendre des notes efficacement et maîtriser les techniques d’écriture rapide est également important. Cet emploi exige rigueur, organisation, un bon niveau d’orthographe, et des compétences rédactionnelles solides. De plus, il est crucial d’avoir un bon esprit de synthèse, un excellent sens du relationnel et de faire preuve de discrétion. Chargé(e) du service d’informations, l’assistant(e) administratif(ve) est responsable de documents confidentiels et importants, où déontologie et probité sont indispensables pour éviter tout risque de divulgation à la concurrence.
Les outils de l'assistant administratif
L’assistant(e) administratif(ve) utilise les outils fournis par son employeur, qui incluent généralement des ordinateurs, des logiciels (tableurs, traitement de texte), des fournitures de bureau et de la papeterie. Avec la digitalisation des entreprises, il devient crucial de maîtriser l’utilisation des ordinateurs et des logiciels tels que les ERP et les CRM, qui sont essentiels pour une meilleure planification. Un grand groupe peut disposer de logiciels internes spécifiques que les TPE et les PME ne possèdent pas.
